Конструкторское бюро «Тета» предлагает свои услуги по установке, настройке, внедрению и технической поддержке  разработанной нами системы электронного документооборота (СЭД), функционирующей в среде IBM Lotus Domino/Notes производства корпорации IBM.
Наша компания специализируется в области корпоративных информационных систем для коллективной работы и является официальным партнером корпорации IBM с уровнем  advansed в части разработки программного обеспечения. Общая информация о нашей компании находится в Приложении 1.
Система электронного документооборота включает в себя следующие компоненты:
-        cреда для организации коллективной работы IBM Lotus Domino/Notes;
-        электронная система делопроизводства.
Система представляет собой несколько программ (приложений) Lotus Domino/Notes, а именно:  репозитарий документов, регистрация входящих-исходящих, управление служебными записками, согласование счетов.

       Репозитарий предназначен для создания электронных документов предприятия различного типа: договоров, распоряжений, приказов, протоколов заседаний и т.п.
       Настройками типа документа задается: содержание документа, маршрут прохождения (т.е., список лиц, которые согласуют и утверждают данный документ), список рассылки (т.е. права доступа).
       Каждый документ представляет собой запись в базе данных, содержащую регистрационную карточку и, собственно, текст документа.
       Регистрационная карточка содержит название, обозначение, тип документа, информацию о прохождении и утверждении, список структурных подразделений и т.д.
       Собственно текст документа может быть либо форматированным текстом в специальной графе, либо вложенным файлом MS Office, Open Office и т.д. В последнем случае, текст документа редактируется при помощи внешнего текстового редактора прямо в базе данных Лотус.
       Каждый документ может пройти процедуру электронного обсуждения, в ходе которого все запланированные участники либо дают положительную визу, либо пишут замечания к документу. Когда все участники примут участие в обсуждении, система известит инициатора, который попытается учесть полученные замечания и отправить на повторный круг. Обсуждение ведется до тех пор, пока все участники не дадут положительные визы или обсуждение не зайдет в тупик. В последнем случае, решение о возможности утверждения будет принимать руководитель, утверждающий документ.
       История обсуждения хранится вместе с документом. Система следит за соблюдением регламента обсуждения. В случае нарушения сроков, отведенных на обсуждение, нарушитель и разработчик документа уведомляются о нарушении.
       Обсуждение осуществляется одновременно всеми участниками.
       Лицо, которому документ прислан на обсуждение, может поручить подготовить предложение своему подчиненному, либо назначить обсуждающего вместо себя, если это разрешено политикой безопасности предприятия (одна из настроек программы).
Для ввода в действие документ отправляется на электронное подписание. Подписание осуществляется нажатием кнопки. Электронное обсуждение ведется строго последовательно, в соответствии со списком, заданным для данного типа документа. Однако, при отправке на подписание, список подписывающих может быть изменен разработчиком.
       Если настройки документа не предусматривают дополнительного утверждения руководством (например, приказы), то документ вступает в действие после того, как его подписывают все должностные лица, указанные в листе подписей.
       Настройками системы может быть задан режим, когда после подписания, документ отправляется на утверждение первому лицу (например, стандарт предприятия).
       Соблюдение регламента подписания также контролируется системой.
       В зависимости от грифа документа, могут устанавливаться различные режимы доступа к документу. Обычным является гриф ДСП, при котором проекты документов могут редактироваться только разработчиком. Действующие документы могут быть изменены только специальной процедурой. Чтение документа позволено только лицам, указанным разработчиком. Список может содержать как персоны, так и группы Lotus Domino/Notes.
При вводе в действие документов, лица, упомянутые в списке доступа, получают уведомление электронной почтой. Дисциплина уведомления может настраиваться без перепрограммирования системы.

       Блок регистрации входящих-исходящих предназначен для ввода и регистрации входящих и исходящих писем.
Документы в базе имеют регистрационную карточку, в которую заносятся формальные реквизиты (получатель, отправитель, содержимое письма) и, собственно текст письма в исходном виде для электронного письма или в виде скан-копии.
Для входящих писем на основе резолюции начальника может быть создана контрольная карточка в АСКИД для организации контроля исполнения. Если задания нет – письмо не считается контрольным – и получает статус «К сведению».

       Блок служебных записок предназначен для управления служебными записками – т.к. алгоритм их прохождения имеет особенности. Служебная записка проходит по маршруту, указанному инициатором. Каждый из участников может либо завизировать ее и передать дальше, либо остановить прохождение. После полного завершения прохождения, резолюция последнего визирующего передается на контроль исполнения.
   
       База согласования счетов позволяет провести согласование счетов по предопределенному списку руководителей. После окончательного утверждения, счет поступает на контроль оплаты. Оплаченные счета снимаются с контроля, информация о просроченных платежах направляется руководителям. Формируются отчеты по платежам за период.
   
       Отдельно поставляется модуль Help Desc. Он позволяет регистрировать заявки пользователей на устранение неисправностей, техническое обслуживание, установку программ и т.д. В зависимости от тематики заявки, документ направляется лицу, ответственному за данный участок работы. Ответственный назначает исполнителя. Выполнение заявки контролируется системой, при нарушении сроков отправляется уведомление. Ведется статистика.
   
       Приведенные выше программы являются типовыми. Возможно проведение других, более сложных разработок, ориентированных на управление потоками работ и бизнес-процессами предприятия. Однако потребность в этом, а также их функциональность может быть определена только после внедрения систем, описанных выше.

       Наша лицензионная политика предполагает, что Вы можете использовать системы на неограниченном количестве рабочих мест внутри предприятия. Используя шаблон базы данных, Вы можете создавать неограниченное количество хранилищ документов.
       Системы предоставляются с открытым программным кодом, что дает Вам возможность дальнейшего развития систем без нашего участия с двумя ограничениями. Во-первых, в случае самостоятельного внесения изменений в программный код и/или элементы интерфейса гарантийные обязательства утрачивают силу, ответственность за работоспособность программного комплекса ложится на Вас. Во-вторых, Вы не имеете право передавать программный комплекс полностью или любыми частями третьим лицам без нашего письменного разрешения.
       Гарантия на программный комплекс  составляет один год. В течение гарантийного срока обнаруженные ошибки в программном обеспечении будут устраняться нами бесплатно в сроки, оговоренные в Договоре поставки.
       В стоимость программного комплекса входит техническая поддержка в течение полугода. Техническая поддержка предусматривает оказание консультаций по вопросам эксплуатации программного комплекса и администрирования системы Lotus Domino/Notes по телефону, электронной почте или с использованием иных средств коммуникации без ограничения количества обращений. При необходимости консультации могут оказываться на территории Вашего предприятия, но не чаще одного раза в месяц.
       Мы гарантируем оказание постгарантийной технической поддержки в течение трех лет с момента ввода программного комплекса в эксплуатацию. Стоимость годовой технической поддержки составляет 20% цены закупки с учетом коэффициента инфляции.

        Внедрение программного комплекса обеспечивает «качественные» улучшения работы службы работников, такие как снижение количества несоответствий, возможность создавать более совершенные документы, надежнее контролировать выполнение заданий, улучшение условий труда сотрудников, быстрее и качественнее готовить договора.

        В зависимости от размеров Вашего предприятия возможно снижение затрат рабочего времени всех работников предприятия на рутинную работу с документами на 50 – 500%. Система дает инструмент для контроля за исполнением решений руководителей различных уровней.

        Система освобождает от рутинной работы инициативных и способных сотрудников, давая им возможность работать там, где они принесут наибольшую отдачу.

        Однако совершенно невозможно наперед предсказать или количественно оценить эти улучшения. Поэтому расчет будет производиться, исходя из снижения трудозатрат руководителей, инициирующих процессы, связанные с прохождением документов.

        Считаем, что все начальники структурных подразделений задействованы в работе с документами. И, как следствие, должны участвовать в работе с документами, т.е. использовать, готовить, запускать их на визирование, подписание, утверждение, контролировать прохождение, планировать события и т.д. Считаем, что деятельность такого рода занимает до 5% рабочего времени упомянутых сотрудников. Количество сотрудников на первом этапе считаем равным 50. Кроме того, имеется 2 сотрудника, ответственных за делопроизводство и контроль исполнения заданий руководителя. Считаем, что у них эта деятельность занимает 50% рабочего времени.

        По опыту предыдущих внедрений на предприятиях сходного масштаба, затраты на рутинные операции по согласованию, контролю и поиску документов сокращаются в 5-10 раз. Таким образом, внедрение комплекса позволит выполнить больший объем работ, с одновременным повышением комфортности труда работников.
       Официальную зарплату сотрудника принимаем в среднем 1800 грн в месяц (по данным Госкомстата за первый квартал средняя зарплата в промышленности составляет 1850 грн). Начисления на фонд зарплаты состоят из пенсионных отчислений и отчислений в другие социальные фонды в объеме 38% от фонда зарплаты. На зарплату с отчислениями начисляется 20% НДС. Накладные расходы (аренда помещений, коммунальные услуги, организация рабочего места) составляют 30% от фонда зарплаты.