Все документы СМК, включая руководство по качеству, политику в области качества, документированные процедуры, СТП, методики, рецептуры, протоколы и т.п. хранятся в виде единой электронной библиотеки, доступной всем пользователям компьютеров. Каждый документ состоит из формального набора атрибутов (название, идентификатор, редакция, подразделение-владелец), которые обеспечивают четкую идентификацию документа в соответствии с требованиями п. «Д» МС ISO – 9000. Кроме формальных атрибутов имеется текст документа в виде собственно форматированного текста, либо в виде вложенного файла MS Word, Open Office или любого другого.
       Библиотека имеет различные оглавления (они называются «представления»), которые облегчают ее использование в зависимости от ситуации. Общий вид библиотеки показан на рисунке (рисунок 1).
       Например, при необходимости продемонстрировать аудиту документированность всех процессов, существенных для качества мы используем представление, где показаны все документы СМК, сгруппированные по типам: СТП, методики, рабочие карты и т.д.
       Для обеспечения п. «Г» раздела 4.2 ISO – 9000 (наличие актуальных документов в местах их использования), имеется представление «По подразделениям», где показаны актуальные версии документов, сгруппированные по подразделениям. Этой же цели служит раздел: «СМК – мои документы». В нем каждый исполнитель видит только те документы, которые использует его подразделение.
       Как будет рассказано ниже ввод в действие новых версий документов обеспечивается специальной электронной процедурой. Ввести в действие документ в обход процедуры невозможно. Процедура обеспечивает выполнение п. «А» стандарта (утверждение документа перед вводом в действие) и п. «Ж» - т.к. момент ввода в действие процедура автоматически заменяет предыдущую версию на новую во всех подразделениях предприятия, имеющих доступ к библиотеке документов. При этом система извещает электронной почтой всех заинтересованных лиц о вводе в действие нового документа системы качества. Старая редакция при этом автоматически перемещается в архив, доступный из раздела «История документа». Таким образом, исполнители имеют доступ только к актуальным (действующим) редакциям документов.
       Пункт «В» стандарта требует четкой идентификации статуса и редакции документа. В программном комплексе статус документа четко отображается: проекты и документы, находящиеся в стадии пересмотра, находятся в папке «Проекты» и недоступны рядовым исполнителям. Документы в стадии пересмотра, согласования, подписания имеют соответствующие пометки на титульном листе и на колонтитулах страниц.  
       Для поддержки процесса актуализации и пересмотра документа (п. «Б» МС ISO – 9000)  служат встроенные в систему процедуры «Запрос на изменение» и «Создание новой редакции документа». Первая процедура позволяет сотрудникам - «не владельцам» документа подавать предложения по устранению несоответствий в действующие документы. Запрос должен быть рассмотрен в заданный срок, соблюдение срока контролируется системой. Рассмотрение, как правило, предусматривает электронное обсуждение предложения. По результатам обсуждения владелец документа (или СМК) принимает обоснованное решение о дальнейшей судьбе запроса: отклонить, отложить до очередного пересмотра, начать процедуру пересмотра.
       Процедура пересмотра предусматривает создание «рабочей копии» документа (номер редакции автоматически увеличивается на единицу), которая проходит согласование, визирование, подписание и ввод в действие, как это будет описано в п. 2.3. Пока рабочая копия проходит процедуру пересмотра, прежняя редакция по-прежнему доступна сотрудникам для использования в неизменном виде.
       Если документ предусматривает периодический пересмотр, то система заблаговременно  известит ответственного или СМК о приближении срока пересмотра. Если, несмотря на предупреждение, процедура пересмотра не будет начата в срок, система будет отправлять разработчику и СМК электронной почтой сообщение о нарушении; а в аналитическом блоке (см. п. 2.4.) в соответствующем пункте ISO, требования которого реализует просроченный документ, будет выставлен красный семафор.
       Для документов, которые подлежат периодическому пересмотру, но не нуждается в нем (документ стабильный, хорошо отработан), существует процедура продления срока действия.
       На основании данных о периоде пересмотра и дат ввода в действие, система автоматически формирует график пересмотра.
Для интегрированной системы менеджмента важно обеспечить идентификацию внешних документов, и обеспечить реализацию их требований путем внесения изменений во внешние документы (п. «Е» раздела 4.2 МС ISO – 9000). Для этого служит специальный раздел библиотеки, более подробно описанный в аналитическом блоке.
       сли руководство по качеству будет выполнено в виде форматированного текста (а не виде вложения), внутри этого текста можно будет вставлять гипертекстовые ссылки на документированные методики, упоминаемые в руководстве. При щелчке по такой ссылке будет открываться упомянутый документ, а после его закрытия пользователь вернется в исходный пункт  руководства по качеству.

Непрерывное совершенствование является самой сутью системы менеджмента качества и одним из главных оцениваемых параметров при поддерживающих аудитах.
Поэтому важно иметь возможность продемонстрировать сертифицирующей организации деятельность предприятия по улучшению.
Для этого служит два схожих модуля программы: «Управление несоответствиями» и «Упреждающие мероприятия».
В модуле «Управление несоответствиями» любой сотрудник может записать несоответствие в журнал подразделения. Ответственный за журнал получает электронное уведомление и в заданный срок должен разработать корректирующие мероприятия. Мероприятия может разрабатывать лично ответственный, либо поручить это другому сотруднику. Разработанные мероприятия должны содержать суть мероприятия, исполнителя и дату исполнения.
Устранение несоответствия и исполнение мероприятий автоматически ставится системой на контроль. При приближении срока исполнители заблаговременно извещаются об этом. Если срок исполнения нарушен – о нарушении извещается нарушитель, автор записи о несоответствии и ответственный за разработку мероприятий.
Оперируя данными записями, уполномоченный по качеству может легко показать аудитору, выявление коренных причин, какие меры предпринимались по несоответствию, отсутствие повторяемости, динамику по месяцам. Если в качестве корректирующих мер, были внесены изменения в документацию СМК, база несоответствий может содержать гиперссылки на новые редакции документов.
Модуль «Предупреждающие воздействия» практически идентичен предыдущему, с той разницей, что загодя предупреждаемые несоответствия пишутся, как правило, себе или своим сотрудникам и не попадают в статистику несоответствий. Эта деятельность также легко может быть предъявлена аудитору.
Ведется статистика в разрезе подразделений, временных интервалов, разделов МС.
Наконец, используя библиотеку документов, мы легко можем показать, какие документы были пересмотрены в отчетный период, продемонстрировать предложения по улучшению, высказанные работниками предприятия при электронном обсуждении.

При бумажном документообороте имеют место большие и непроизводительные потери времени на «продвижение» документа при обсуждении и подписании.
Программный комплекс позволяет полностью автоматизировать процедуры жизненного цикла: разработка – согласование/утверждение – мероприятия по вводу в действие – использование – пересмотр – управление архивом.
      На электронное обсуждение документ отправляется одновременно. Каждый участник может ознакомиться с текстом документа и, либо дать положительную визу, либо замечание. Т.к. система использует Lotus Domino/Notes, то все визы участников подписываются электронной подписью при помощи личного ключа шифрования работника. Каждый работник видит замечания других участников обсуждения.
      После того, как все визы получены, инициатор обсуждения получает уведомление о завершении круга обсуждения. Визирование осуществляется в несколько кругов, до тех пор, пока все визирующие не дадут положительные визы, либо обсуждение не зайдет в тупик. В этом случае, система предупредит руководителя, который будет утверждать документ, о проблемах при обсуждении. Руководитель – под свою ответственность может утвердить документ, либо вернуть его на доработку.
      Система контролирует своевременное визирование. При нарушении сроков она извещает как нарушителя, так и лицо, отправившее документ на согласование. В каждый момент известно – у кого документ находится на обсуждении, и с какого времени.
      После обсуждения договор отправляется на подписание (обычно это начальник разработчика документа и руководитель направления). Договор подписывается строго последовательно, в соответствии с заданным порядком. Контроль за регламентом подписания осуществляется аналогично предыдущей процедуре. Руководитель может подписать документ, а может прервать подписания, приведя причину снятия.
      Подписанный документ отправляется на утверждение первому лицу, после чего может быть непосредственно введен в действие. Существует вариант процедуры, когда после утверждения документ приобретает статус «ожидает ввода в действие», если до ввода нужно произвести некоторую подготовительную работу. Ввод в действие может осуществляться службой менеджмента качества либо владельцем документа.
     
      В этот момент, как было описано выше, повсеместно новая редакция заменяет старую, а все заинтересованные лица получают извещение.
      При этом автоматически формируются графики пересмотра и ставятся под контроль системы. Система загодя напоминает о приближении срока пересмотра и его нарушении.
      Система позволяет запланировать и отследить выполнение мероприятий, которые должны предшествовать вводу документа в действие.
       

При заполнении карточки документа, из справочника вносятся такие формальные аттрибуты как раздел стандарта ISO; процесс и владелец процесса, требования которого реализует данный документ; раздел руководства по качеству; подразделение-владелец.
Основываясь на введенных данных, система формирует представления, которые демонстрируют, какими документами реализуются требования международного стандарта или руководства по качеству.
      Отдельный раздел посвящен идентификации внешних документов. Он содержит следующие элементы.
      - классификатор, отражающий взаимосвязь между разделами международного стандарта и внутренних документов, с отображением их статуса и степени удовлетворения требований;
      - требования внешних документов (законодательных, стандартов, СанПиН и т.д) и то, в каких внутренних документах отображено их соблюдение;
      - список мероприятий, связанных с введением в действие новых документов или их редакций и мероприятий, направленных на удовлетворение требований внешних документов, с указанием ответственного и срока исполнения;
      Наконец, встроенные механизмы Lotus Domino/Notes позволяют осуществлять т.н. «полнотекстовый поиск». Т.е. в считанные секунды находить все документы, в которых встречается та или иная последовательность слов. Это является исключительно полезным при внесении изменений – чтобы определить, какие еще документы нуждаются в пересмотре после ввода новой редакции.